Documento para hacer un documento en información documentada

Ahora que eres encargado en implementar un sistema de gestión de calidad, tendrás que dar el seguimiento a la mejora del sistema y procesos.

Cómo tarea principal, una persona encargada del sistema de gestión de calidad deberá mantener, controlar y actualizar la información documentada en todo momento.

La información documentada de un sistema de gestión de calidad puede tratarse de un manual, procedimiento, instructivo, anexo, formato, tabla, plan de calidad, formulario, etc.

La jerarquía de la documentación es la siguiente:

Recuerda que puedes utilizar la documentación que mejor se adapte a tú organización.

Esto quiere decir que deberás estandarizar la documentación pertinente, te preguntarás: ¿cómo es posible esto?.

Si tienes personal a cargo deberás comunicarle el cómo, lo mejor es que siempre establezcas las reglas por escrito.

Podría interesarte Liderazgo 5 ISO 9001  

Ten en cuenta que todo tú personal esté de acuerdo, además de estandarizar procesos, deberás estandarizar la documentación.

Ayuda visual

Puedes realizar un documento como ayuda visual (ANX-SGC-04-Ayuda visual).

En dicho documento debes establecer cómo quieres estandarizar la información documentada.

A partir de ahora todos tus documentos del sistema de gestión de calidad deberán tener ese formato, es muy estético visualizar un formato único.

Podría interesarte Diagrama de tortuga  

Como responsable del sistema de gestión de calidad colaborarás a estructurar la información junto con los dueños de proceso, me parece que es una forma ordenada de empezar a trabajar.

Nota: Con base a estos establecimientos puedes solicitar al dueño del proceso la información que requieres.

Existirán algunos elementos que no sabrán cómo complementarlos, pero el encargado de el SGC podrá asesorar en estos casos.

Recuerda que no puedes copiar un sistema de gestión de calidad de una empresa.

Si a la empresa X le funcionó, no quiere decir que a la empresa Y le garantizará los mismos resultados.

Podría interesarte Ciclo de vida de una organización  

¡Sé autentico y extrovertido!