Anécdota de descontrol documental
Principio de la anécdota
En cierta ocasión ingresé a un proyecto que consistía en realizar la documentación pertinente de una organización gubernamental: manuales de organización y de procedimientos.
Llegué en un momento en que para ciertas áreas del sector ya se estaban validando algunos manuales de la organización.
Como nueva en ese equipo de trabajo, noté que mis compañeros estaban apresurados y mi coordinadora estaba muy nerviosa.
Entonces me pregunté: ¿Qué está pasando?, ¿Por qué tanto alboroto?
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Acoplándonos
Ya adentrándome a las funciones por las cuales fui contratada, mi coordinadora me asignó ciertas áreas para realizar los manuales de procedimientos y fue así como empecé con dicha labor.
En el directorio de mi equipo de trabajo, empecé a buscar correos y números de las áreas que me asignaron.
Poco a poco fui visitando a los responsables de proceso para trabajar con ellos, me di cuenta que aquellas personas llamaban formato a todo, entonces fue aquí como mi labor como consultora y asesora empezó a desarrollarse.
Semanalmente teníamos juntas con todos los integrantes de mi equipo y mi coordinadora nos preguntaba sobre los avances realizados, todos entregábamos avances y fechas compromiso para finalizar las tareas.
Descontrol de documentos
La noticia es (comenté que todos andaban como locos corriendo) que los cambios de una organización siempre van a existir.
Sobre todo en una organización gubernamental que tiene infinidad de departamentos y mucho personal laborando en ella, en consecuencia no validaron muchos de los manuales de la organización.
Lo frustrante fue ver que nadie se estaba haciendo responsable del control documental, y la indicación de mi coordinadora fue asignarnos a cada uno de nosotros áreas para recuperar las últimas versiones de dichos manuales de la organización, realizar los cambios pertinentes e imprimirlos nuevamente para su validación.
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Nota: Las últimas versiones se buscaban en un correo único del departamento.
Me sentí tan frustrada por este tipo de situaciones que pudieron evitarse, accedí al correo para buscar las últimas versiones.
Fui testigo de la más grande masacre de árboles en la historia de Puebla.
Intenté realizar una recomendación más favorable para el medio ambiente, pero me fue negado usar papel reciclado.
La solución
Para que esto no volviera a ocurrir, en la próxima junta semanal y retomando este tema, me atreví a opinar ante mis compañeros y coordinadora que lo mejor sería que las versiones finales se le fueran entregando a una persona en especial.
También como observación comenté que a falta de un servidor institucional lo más óptimo sería empezar a utilizar una plataforma como medio de respaldo documental, Onedrive.
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Fue así como recabamos versiones finales de manuales de procedimientos y mi compañera de los manuales de la organización.
Evidentemente se empezaba a trabajar en orden y cuándo el cliente solicitaba su última versión, se entregaba de manera inmediata.